Новости

Как оформить командировку

на личном транспорте
Поделиться
Сотрудник может добираться до места командировки любым транспортом: на самолете, поезде, такси или личном автомобиле. Законом тип транспорта не ограничен, так что организация сама решает, какой вариант выгоднее и удобнее.

Сотрудник может добираться до места командировки любым транспортом: на самолете, поезде, такси или личном автомобиле. Законом тип транспорта не ограничен, так что организация сама решает, какой вариант выгоднее и удобнее.

Когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, ему компенсируют стоимость бензина и другие связанные с поездкой расходы. Эта выплата не считается доходом, поэтому не облагается НДФЛ.

Есть два варианта возмещения:

  • фиксированной суммой,
  • по чекам.

Порядок компенсации определяется в дополнительном соглашении к трудовому договору, где фиксируют:

  • Характеристики и номер транспортного средства.
  • Конкретные расходы, которые компенсирует работодатель. Кроме затрат на ГСМ обычно возмещают стоимость текущего ремонта в период командировки и амортизационные расходы.
  • Сроки выплаты компенсации.

Какие документы нужно оформить

Иллюстрация

Когда поездка на личном автомобиле согласована с руководителем, бухгалтер оформляет документы:

Приказ на командировку

В стандартном приказе нужно обязательно уточнить, что работник добирается до места назначения на личном транспорте и указать его номер.

Командировочное удостоверение

В этом документе проставляются отметки о прибытии и выбытии командированного.

Путевой лист

Это, по мнению судов, необязательный документ. В Постановлении ФАС ПО от 30.05.2012 № А12-15477/2011 отмечают, что его оформляют только для учета перевозок на транспорте компании. Тем не менее налоговики советуют командированным заполнять путевой лист и для служебных поездок на личном автомобиле.

Можно использовать унифицированную форму путевого листа или разработать свою и закрепить ее в локальном акте — Положении о командировках. Для легкового транспорта используют форму №3, для грузового — форму №4-С или №4-П.

Служебная записка

В этом документе сотрудник описывает, где и как долго находился в командировке, перечисляет подтверждающие документы: чеки с АЗС, счета из гостиниц, другие документы, подтверждающие расходы в пути, например, ремонт.

По возвращении работник сдает в бухгалтерию этот пакет документов вместе с авансовым отчетом.

Как рассчитать затраты на проезд

Перед командировкой сотруднику выплачивают аванс, который должен покрыть все его командировочные расходы. Кроме суточных, стоимости проживания в отелях, бухгалтеру нужно рассчитать расходы на ГСМ.

Для этого используют нормы расхода топлива от Минтранса из Распоряжения от 14.03.2008 № АМ-23-р или из руководства по эксплуатации автомобиля.

Пример

Расход топлива в технических характеристиках производителя и в Распоряжении Минтранса могут различаться, как в нашем примере. Какой вариант выбирать, решает бухгалтер.

Модель автомобиляЧисло и расположение цилиндровМощность двигателя, л.с.Рабочий объем, лКППБазовая норма расхода топлива, л/100 км
Данные производителя
KIA RIO4L1001,45,7
Данные Минтранса
KIA RIO4L971,3997,4

Важно сразу учесть сезонность, возможные пробки в больших городах и отразить это в расчетах через коэффициенты.

Уже на этапе расчетов можно понять, насколько выгодна для компании командировка на личном автомобиле или проще отправить сотрудника общественным транспортом.

Сервис для оформления командировок

Иллюстрация

В Ozon.Travel можно купить билеты на самолет, поезд или заказать трансфер. Сервис анализирует предложения 800 авиакомпаний и 1 000 000 отелей, подбирая оптимальный по стоимости и комфорту вариант. Мы учитываем корпоративную политику по командировкам и предлагаем варианты, подходящие по бюджету.

Можно оплатить заказ сразу — авансовым платежом, безналичным переводом по счету, через онлайн-банк — или оформить рассрочку.

При оформлении билетов и брони жилья на Ozon.Travel, вы получите все документы в электронном виде и бумажном (оригиналы высылаем почтой).

Помимо оформления билетов мы помогаем:

  • забронировать жилье,
  • оформить страховки и визы,
  • заказать конференц-залы.

Все вопросы, связанные с документами, билетами, можно задать в чате или по телефону. Для корпоративных клиентов Ozon.Travel действует выделенная линия, так что не придется тратить время на ожидание. Мы помогаем клиентам на протяжении всей поездки, а не только на этапе оформления билетов и броней.