Новости

Как оформить командировку генерального директора

Разбираемся в нюансах.
Поделиться
Командировка генерального директора вызывает много вопросов: какие командировочные документы оформлять, кто их подпишет, кто заменит руководителя во время поездки. Разбираемся в нюансах.

Нормативная база

Оформление командировки любого сотрудника, в том числе генерального директора, регулируется этими законами:

  • Ст. 166 Трудового Кодекса РФ, где определено понятие командировки.
  • Правительственным Постановлением №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В нем определены основные цели для командировки генерального директора. Цель указывается в приказе на командировку.

Необходимые документы для командировки директора

Иллюстрация

Если генеральный директор не является учредителем, для его командировки оформляют те же документы, что и для других сотрудников:

  • Служебная записка о направлении в командировку — основание для оформления командировочного удостоверения и приказа. В нашем случае получается, что гендиректор сам направляет себя в рабочую поездку.
  • Командировочное удостоверение по форме Т-10 — это необязательный, с точки зрения закона, документ, но его составляют для внутреннего контроля в компании. В командировочном удостоверении указаны сроки, место, отметки о прибытии и отъезде.
  • Приказ на командировку директора по форме Т-9, где прописаны цель, срок, место, другие детали.

Все документы подписывает руководитель, то есть сам гендиректор. Это нормальная ситуация.

Эти документы оформляют до командировки, иначе не получится полностью отразить расходы в налогооблагаемой базе.

На основании этих документов бухгалтер рассчитывает аванс.

По возвращении составляет авансовый отчет и вместе с чеками и остальными документами сдает их в бухгалтерию.

Передача полномочий на время командировки

На время своего отсутствия руководитель передает полномочия другому сотруднику, который будет представлять интересы компании. Гендиректор самостоятельно выбирает такого человека, согласует с ним новые обязанности и полномочия, подписывает приказ.

Важно: если приказ начинает действовать до командировки гендиректора, сотрудник подписывает документы, касающиеся командировки.

Временные обязанности сотрудника фиксируются в соглашении к трудовому договору, а право подписи передается через доверенность.

Как оформить командировку учредителя

Иллюстрация

До этого мы рассматривали командировку гендиректора, с которым подписан трудовой договор. По сути, он такой же наемный сотрудник, как и менеджер по охране труда или экономист, поэтому в целом оформление его командировки не отличается от обычной схемы.

Другое дело — деловая поездка учредителя, который не является сотрудником организации. По ст. 166 ТК РФ его нельзя отправить в командировку, точнее, нельзя учесть его командировочные в расходах компании.

В такой ситуации есть три варианта оформления:

  • Cрочный трудовой договор. На время командировки учредителя принимают на условную должность с МРОТ. В договоре должны быть прописаны обязанности, касающиеся командировки.
  • Гражданско-правовой договор, в котором указывают задачи и ожидаемые результаты поездки. В этом случае все расходы, связанные с поездкой, включаются в гонорар по договору ГПХ.
  • Без договора оформляют командировки для заключения особых типов сделки, которые по уставу требуют обязательного одобрения учредителя. Это могут быть крупные сделки с имуществом или с заинтересованностью. Ст. 252 НК РФ допускает включение таких расходов во внереализационные.

Сервис для организации командировок руководителя

Ozon.Travel помогает организовать командировки для сотрудников любого уровня. Вы получите все подтверждающие документы в электронном виде сразу, а бумажные оригиналы мы пришлем почтой.

Сервис анализирует предложения 800 авиакомпаний и 1 000 000 отелей, подбирая оптимальный по стоимости и комфорту вариант. Мы предлагаем билеты и брони с учетом вашей корпоративной политики по командировкам.

Кроме наших индивидуальных спецпредложений вы пользуетесь программами лояльности авиакомпаний: покупая билеты у нас, вы продолжаете накапливать бонусные баллы, при расчете стоимости учитываются промокоды.

Помимо оформления билетов мы помогаем:

  • забронировать жилье,
  • заказать трансфер и оформить дополнительные услуги в аэропорту, например, бизнес-зал,
  • оформить страховки и визы.

Заказ можно оплатить сразу — авансовым платежом, безналичным переводом по счету, через онлайн-банк — или оформить рассрочку.

Все вопросы, связанные с документами, билетами, в целом поездкой можно задать в чате или по телефону. Для корпоративных клиентов Ozon.Travel действует выделенная линия, так что не придется тратить время на ожидание. Вы можете рассчитывать на нашу помощь в течение всей поездки.