Вход

Совпадает с паролем от OZON.ru. Забыли пароль?

Подтверждаю согласие на получение рассылок рекламно-информационного характера от ООО «Интернет Трэвел».

Новый пользователь?

Регистрация в OZON

Нажимая кнопку «Зарегистрироваться», я подтверждаю свою дееспособность, соглашаюсь на обработку персональных данных ООО «Интернет Трэвел» и ООО «Интернет Решения». Подробнее.

Уже зарегистрированы на OZON.travel или OZON.ru?

Не бойтесь расходов, доход приносящих

забота о людях «при исполнении» и не только

Конкурентоспособность и привлекательность компании для профессиональных кадров — уже давно современный тренд. Уровень вовлеченности персонала должен оставаться высоким, а деловые поездки — результативными и рентабельными.

В административном хозяйстве даже небольшой компании полезным инструментом контроля может стать трэвел-политика. С ее внедрением проще не только учесть экономию бюджета поездок, но и предусмотреть бизнес-потребности самих сотрудников, командируемых на регулярной основе по городам и весям.

Если в вашей компании такой документ разработан, то предлагаем задуматься о тех аспектах, которые не являются прямой экономией, но могут принести очевидные преимущества. Давайте вместе переосмыслим цели и стратегии деловых поездок, принимая за основу не только экономию, но и эффективность.

По данным опроса Международной ассоциации делового туризма (GBTA) больше всего командированных сотрудников раздражают: время транзита (62%), пересадки (47%), внесение изменений в бронирования авиа- или железнодорожных билетов (42%) и отелей (34%) во время поездки, условия работы вне офиса (40%).

Уточните, на что обращают внимание ваши сотрудники в командировке: только ли это удобство расположения отеля и прямой перелет? Важна ли для них гибкость при бронировании необходимых дополнительных услуг? Не оплачивают ли они в командировках самостоятельно такие услуги, как Wi-Fi в самолете/поезде/отеле, международную связь, такси к месту переговоров или глажку делового костюма?

Рассмотрим несколько идей, достойных внимания в рамках трэвел-политики вашей компании.

Компенсируем стоимость заказов такси в поездке

Трудовое законодательство РФ предусматривает возмещение расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (статья 168 ТК РФ). С одной оговоркой: поездка будет компенсирована в том случае, если сотрудник воспользовался транспортным средством общего пользования. Включите в трэвел-политику предприятия, сверх установленных законодательством норм, возможность заказать такси, но ограничьте максимальный бюджет на такую услугу. Тогда ваш бухгалтер сможет компенсировать затраты сотрудника, не нарушая общих трэвел-правил компании.

Бронируем билеты с оптимальным временем прибытия

Бронируя для сотрудника билеты на самолет или поезд, вы можете сверяться с запланированным расписанием поездки. Не всегда командировка одним днем с ранним вылетом или ночной рейс могут быть оправданы, даже если финансовая выгода очевидна. Поэтому, когда длительность поездки всего несколько дней, а в рамках служебного задания запланированы совещания, выступления или визиты на производство, позаботьтесь о выборе оптимального времени прибытия и отбытия. Как минимум, ваш сотрудник должен успеть выспаться, чтобы оставаться продуктивным в течение рабочего дня, и сделать все запланированные дела. Командируемые сотрудники — это «визитные карточки» вашей компании, и их исполнительность и подход к работе влияют на общую эффективность.

Выбираем рейсы с удобными стыковками

Перелет со стыковкой двух рейсов, оформленный двумя отдельными билетами может обойтись дешевле, чем покупка единого билета до конечного пункта. На деле это весьма сомнительный способ экономии.

У многих авиаперевозчиков минимальное разрешенное время стыковки составляет 45 минут. Этого достаточно, если билет с такой стыковкой оформляется на бланке одного перевозчика. При наличии двух билетов с такой же стыковкой, но на бланках разных авиакомпаний может создать сложности. За время в 45 минут нужно успеть получить багаж и повторно зарегистрироваться на следующий рейс. Возможно в поисках нового гейта придется даже мчаться в соседний терминал аэропорта. При этом, если сотрудник все-таки опоздает на второй рейс, его билет «сгорит» и новый придется покупать уже совсем по другой цене. В конечном счете работодатель несет дополнительные расходы, а сотрудник попадает в стрессовую ситуацию.

Единый сквозной билет позволит вашему сотруднику сразу зарегистрировать багаж до конечного пункта пребывания, избавит его от необходимости повторно проходить регистрацию во время стыковки. Пересадки по единым билетам, как правило, осуществляются в одном терминале аэропорта или с достаточной для перемещения стыковкой. Такой билет не может быть аннулирован в случае опоздания пассажира по вине авиаперевозчика, совершающего первый рейс. Это значит, что сотрудник улетит ближайшим рейсом указанной в билете авиакомпании (или партнерским рейсом), а оформление нового билета не потребует дополнительных затрат.

Иллюстрация 4

Если вы хотите избежать внештатных ситуаций, которые повлекут за собой вынужденные расходы: компенсацию билета, продление командировки и т.д. — внимательно подходите к выбору стыковочных рейсов.

Гарантированное начисление миль на личные карты лояльности

Вы можете оценить удобный и бесплатный способ поощрения ваших сотрудников с помощью сервиса OZON.travel. Наверняка многие командируемые сотрудники имеют карты часто летающих пассажиров разных авиакомпаний. Трэвел-координатору или самому сотруднику (в зависимости от того, кто из них оформляет билеты на сайте) достаточно один раз ввести данные карты пассажира в Личном кабинете компании. При последующих бронированиях данные карты будут «подтягиваться» к данным конкретного пассажира, а премиальные мили будут зачисляться на его счет автоматически после совершения полета. Впоследствии он сможет распорядиться ими по своему усмотрению.

Как быстро внести и сохранить данные карт? В Личном кабинете вашей компании на OZON.travel выберите вкладку «Пассажиры». Затем под именем нужного сотрудника в разделе «Бонусные карты» внесите все его действующие карты часто летающего пассажира.

Скриншот 1

Более гибкий лимит на проживание при выборе категории отеля

Во многих компаниях рядовые сотрудники размещаются в гостиницах заранее утвержденной «звездности». Но бывает так, что на момент бронирования проживание, например, в отеле 5* стоит столько же, сколько и в отеле 4*. Или на нужные даты отель в 3* обойдется не дороже, чем отель 4*. В таком случае можно сделать исключение из правил и выбрать отель более высокой категории. Ведь при этом бюджет командировки не будет увеличен, а сотрудник получит дополнительные полезные привилегии, например, визит в фитнес-зал, комплимент в номер, бесплатный wi-fi и т.д. Такая командировка будет восприниматься не как рутинная обязанность, а как поощрение за добросовестную работу.

Возмещаем стоимость дополнительных услуг в отеле

Для рядовых сотрудников возможность заработать — это один из критериев оценки командировок. Выплата по среднему заработку, двойная оплата работы в выходные дни — для многих это может стать хорошим стимулом собраться в командировку в любое время по обоснованной просьбе босса.

Размер командировочных, конечно, тоже важен, но не менее существенным будет предоставление дополнительных опций на время пребывания в гостинице. К примеру, вы можете позволить бронировать номер с завтраком или без на усмотрение командируемого сотрудника. Если «подзарядка» будет необходима перед напряженным рабочим днем, сотруднику не придется тратить деньги на оплату завтрака на месте.

Или почему бы не компенсировать затраты на услуги прачечной в отеле при условии предоставления чека для отчетности, когда на важной встрече с партнерами нужно выглядеть «с иголочки»? Позвольте сотрудникам разрешать такие «внештатные» ситуации за счет компании. Они всегда будут уверены в своем безукоризненном внешнем виде и чувствовать себя на высоте, ведь компания оградила их от эмоционального выгорания и усталости в переездах, сохранив при этом в штатном режиме рабочую эффективность.

Внедряя или расширяя трэвел-политику, не поленитесь проанализировать следующие важные показатели:

  • доля поездок, не принесших результата;
  • доля поездок с результатом;
  • частота смены кадров на должностях, предполагающих регулярные поездки;
  • усилия, которые понадобятся для подбора кандидата на вакансию с частыми командировками.

Проведя такую работу, вы поймете, что же в трэвел-политике вашей компании действительно важно!

Читайте также Еще больше статей