Вход

Совпадает с паролем от OZON.ru. Забыли пароль?

Подтверждаю согласие на получение рассылок рекламно-информационного характера от ООО «Интернет Трэвел».

Новый пользователь?

Регистрация в OZON

Нажимая кнопку «Зарегистрироваться», я подтверждаю свою дееспособность, соглашаюсь на обработку персональных данных ООО «Интернет Трэвел» и ООО «Интернет Решения». Подробнее.

Уже зарегистрированы на OZON.travel или OZON.ru?

Важные нюансы расчета и оформления командировки

на какие компенсации может претендовать работник

Бытует мнение, что компания, направившая работника в командировку, обязана оплачивать все его расходы. Так ли это?

Ситуация из жизни. Находясь в командировке, Сергей встретил старого знакомого. Обрадовались, разговорились, пошли в ресторан. Время пролетело незаметно, в итоге он опоздал на свой рейс. Должен ли работодатель Сергея компенсировать покупку нового билета и оплачивать незапланированный «банкет» в ресторане? Давайте разбираться вместе со специалистами CRM-системы «Мегаплан», которая автоматизирует управление сотрудниками ― их задачами и сделками.

Чтобы не спонсировать транжиру и избежать претензий контролеров, отдел кадров должен правильно оформить документы, а бухгалтерия рассчитать суточные. В статье 168 ТК РФ сказано, что работодатель обязан возместить сотруднику затраты по найму жилого помещения и на проезд, а также выплатить суточные. Чтобы бухгалтер мог без рисков списать все эти затраты, нужно приложить подтверждения в виде чеков, квитанций, счетов и правильно оформить все внутренние документы.

Что же это за документы?

Перед поездкой:

  1. Приказ руководителя о командировании сотрудника. В нем указывается ФИО и должность сотрудника, место назначения и срок командировки.
  2. Отметка о командировке (К) в табеле учета рабочего времени, фиксирующая факт отъезда.

Самый ответственный этап оформления документов начинается после поездки. В течение трех дней после командировки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет о том, сколько средств он потратил в поездке. К отчету прикладываются документы, подтверждающие срок командировки и расходы на проживание и дорогу.

Если работник использовал в командировке личный транспорт, вместо отчета он пишет служебную записку и прикладывает путевой лист или чеки на бензин. Служебная записка также спасет в случае потери проездных документов.

Только на основании отчета и/или служебной записки расходы могут быть отражены в бухгалтерском и налоговом учете. Иначе они не будут обоснованы, а возмещение будет считаться доходом работника и облагаться НДФЛ, а с некоторых придется платить страховые взносы.

Как рассчитать командировочные и суточные

Во время командировки работник получает средний заработок за каждый календарный день. Если поездка выпадает на выходные или нерабочие праздничные дни, они оплачиваются по двойному тарифу. Но только в том случае если сотрудник находился в пути или привлекался  к работе. Как альтернатива — оплата по среднему заработку с предоставлением права взять отгул.

Вот простой алгоритм расчета:

  1. Определите количество фактически отработанных дней за 12 календарных месяцев перед месяцем начала командировки, исключая больничные, отпуска, другие командировки, время простоя. Если работник пришел в компанию недавно, средний заработок рассчитывается за период с первого дня работы.
  2. Определите заработок за тот же период. В его расчете участвуют все выплаты, предусмотренных ТК РФ, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других социальных выплат.
  3. Определите среднедневной заработок и сумму командировочных. Для этого общий заработок разделите на количество отработанных дней. Полученный результат умножьте на количество дней командировки. Вот и все! Но учтите, что командировочные облагаются НДФЛ.

Кроме начисления командировочных, в обязанности работодателя входит выплата суточных, компенсирующих дополнительные расходы. Размер суточных организация вправе установить и зафиксировать во внутренних документах самостоятельно. Суточные облагаются НДФЛ, если их сумма превышает 700 рублей в день по России и 2500 рублей в день за границей.

Нюансы расчета

Доплата

Иногда сумма начислений при расчете командировочных по среднему заработку значительно меньше суммы, которую бы получил работник без командировки. В таком случае вы можете доплатить до фактического заработка. Если такая возможность указана в трудовом договоре или внутренних документах, налоговую базу с этой суммы по налогу на прибыль можно уменьшить.

Задержка в командировке

Если в командировке возникли непредвиденные обстоятельства, которые не позволили сотруднику вернуться вовремя, она автоматически продлевается и все обязательства работодателя в связи с ней сохраняются. Это могут быть неблагоприятные погодные условия, болезнь, поломка транспорта.

Если сотрудник задержался по собственной вине и на это не было уважительных причин, средний заработок не сохраняется и суточные не выплачиваются.

Отсутствие отчета

Если сотрудник в положенный срок не отчитался о затратах в командировке и не вернул деньги, их можно удержать из его зарплаты, но не более 20% от начисленной суммы. Приказ об удержании средств должен быть издан не позже месяца с того дня, когда сотрудник должен был сдать отчет. Юристы рекомендуют взять у сотрудника письменное согласие с суммой и основанием удержания. В иных случаях придется идти в суд.

Использование суточных

Еще помните Сергея, о котором мы упомянули в начале статьи? Так вот счет в ресторане он может оплатить из суточных, и отчитываться об этом ему не придется – он может тратить их на свое усмотрение.  А вот если не уложился, то платит из своего кармана.

Опоздание на самолет

Этот вопрос сложнее. Сергей пропустил рейс по своей вине, а значит работодатель вправе не компенсировать стоимость нового билета. Так как к отчету будут приложены посадочные билеты по фактическому маршруту, сотрудник пишет объяснительную. При этом НДФЛ с неиспользованного билета платить не нужно. Для него нет оснований, как нет и экономической выгоды для сотрудника. Однако ст.168 ТК дает возможность выплачивать компенсации с разрешения руководства, так что затраты на новый билет также можно списать без уплаты НДФЛ на сотрудника.

Как видите, оформление командировки — достаточно хлопотное и трудоемкое дело. Оно требует от исполнителей внимания и ответственности. Учесть все детали, согласовать документы и не упустить ничего важного вам поможет CRM-система Мегаплан. В разделе командировок проставьте даты для учета рабочего времени, а в отдельной задаче ведите делопроизводство. Все данные по маршруту и суммы выплат будут хранится вместе и не потеряются.  Первые 14 дней Мегаплан можно использовать совершенно бесплатно.

Читайте также Еще больше статей